Operações · Automação de processo

Menos hora extra, mais eficiência

Um processo manual que consumia horas extras toda semana virou uma rotina de uma pessoa só, sem novo fornecedor e sem custo de licença.

Toda semana, três pessoas ficavam além do horário para enviar, uma a uma, e-mails com dados pessoais de cada comprador. O sistema administrativo contratado não oferecia automação e o fornecedor não pretendia criar uma. Como PM, meu trabalho foi tratar isso como um problema de negócio, com custo recorrente e prazo para resolver: Eliminar o gargalo com o menor investimento possível e deixar a equipe independente para operar a solução.

Visão geral

Após cada venda finalizada, a empresa precisava enviar ao comprador um e-mail com informações pessoais dele. O processo era totalmente manual: exigia no mínimo três colaboradores e gerava horas extras semanais para todos eles.

O custo aparecia em três lugares: na folha, com horas extras recorrentes, no desgaste de uma equipe pressionada a terminar rápido e na qualidade do envio ao cliente. Era uma oportunidade clara de reduzir custo operacional e devolver tempo ao time.

Contexto do negócio

Percebi o tamanho do problema quando cobri a função de um colega em período de licença. Ao executar a tarefa, vi de perto o tempo gasto, o cansaço e a pressão sobre o time. Conversei com quem fazia o processo todo dia e confirmei que aquela rotina não se sustentava.

O sistema administrativo da empresa não tinha recurso para esse tipo de automação, e o fornecedor não demonstrou interesse em desenvolvê-lo. Isso definiu as restrições: a solução precisava nascer fora do sistema principal, custar pouco e não depender de integrações complexas.

Pesquisa e descoberta

Mapeei o fluxo completo com conversas com as pessoas envolvidas, observação da rotina e análise de como os registros saíam do sistema até virarem cada e-mail individual.

O mapa mostrou onde o tempo se perdia: o trabalho repetitivo estava na montagem e no envio de cada mensagem, não na decisão do que enviar. Isso indicava um processo bom para automatizar, com regras claras e dados que já existiam.

Decisões-chave

Comparei os caminhos possíveis: esperar o fornecedor, contratar uma solução SaaS ou construir internamente. A primeira dependia de quem já tinha se mostrado desinteressado, e a segunda exigia investimento e um novo fornecedor para um problema específico. Optei por construir com as ferramentas que a empresa já usava.

Desenvolvi, junto com o Luan Borges, uma planilha automatizada com VBScript. Ela lê os dados essenciais exportados do sistema, preenche os campos de cada e-mail e dispara todos os envios de uma só vez.

Tratei a adoção como parte do escopo. A entrega incluiu um guia passo a passo e um treinamento com o time, para que qualquer pessoa conseguisse executar a rotina sem depender de quem a construiu.

O que foi entregue

Um processo que exigia três pessoas e horas extras semanais passou a ser executado por um único colaborador, dentro do horário normal. Com isso, as horas extras do processo foram zeradas e a empresa passou a economizar mais de R$ 14 mil por ano, considerando só o custo das horas extras e sem contar transporte, alimentação ou outros custos.

Os envios ficaram mais rápidos e o time ganhou tempo e menos pressão para trabalhar. O comprador passou a receber a informação com mais agilidade, o que melhorou a experiência dele.

Aprendizados

A melhor solução nem sempre é a mais sofisticada. Com o fornecedor sem interesse em resolver, usar o que já existia entregou resultado rápido e sem novos custos. Melhorias pequenas em processos recorrentes têm impacto financeiro direto e medível.

Ouvir as pessoas que executam o trabalho foi o que tornou a solução certa. Uma equipe motivada e envolvida desde o início também acelerou a entrega e garantiu que a rotina continuasse funcionando depois dela.